Archivierung/DMS

Alles aus einer Hand 

DOCUMENTS4WORK - Archivierungs- und Dokumenten-Management-Lösungen

Archivierung und Dokumenten-Management gewinnen im Arbeitsalltag immer mehr an Bedeutung.
Ein Dokumenten-Management-System (DMS) ist daher heute in mittleren bis großen Unternehmen unverzichtbar. An dieses System stellen sich hohe Anforderungen – schließlich muss es sich problemlos in die bestehenden Hard- und Softwarelösungen einfügen.

Das Archivierung- und Dokumenten-Management-System DOCUMENTS4WORK bietet ein technologisches Gesamtkonzept mit vielfältigen Tools und Funktionalitäten und sorgt auch für eine elektronische Endablage der Dokumente. Über zertifizierte Schnittstellen lässt es sich leicht in vorhandene Systeme wie MS Office-Produkte (z. B. MS-Word, MS-Excel), Warenwirtschaftssysteme (z. B. SAP und Navision) oder an Groupware-Systeme (Microsoft Exchange, Lotus Notes) einbinden und gewährt umfangreiche Recherchemöglichkeiten innerhalb der Ablage. Für weltweiten Zugriff über Intra- oder Internet sorgen die integrierten Webkomponenten.

DOCUMENTS4WORK erfasst jede Art von Massendaten, egal, ob elektronisch oder in Papierform. DOCUMENTS4WORK strukturiert und ordnet den Dokumentenfluss, sorgt für eine revisionssichere Langzeitarchivierung und hält Inhalte und Informationen unabhängig von Zeit und Ort unternehmensweit griffbereit. Kein langes Suchen, kein Datenverlust, keine Papierflut in überquellenden Archivregalen – DOCUMENTS4WORK ist der Einstieg in das elektronische Büro des digitalen Zeitalters.
DOCUMENTS4WORK setzt auf modernste Datenbank- und Web-Technologie und ist für jede Unternehmensgröße und jedes Datenvolumen skalierbar.
Dank des modularen Aufbaus passt sich DOCUMENTS4WORK jeder Anforderung an und ist flexibel einsetzbar – von der „kleinen“ Abteilungslösung bis hin zur plattformübergreifenden High-End-Installation.

DOCUMENTS4WORK ist auf der einen Seite ein bewährtes elektronisches Archivsystem zur komfortablen und revisionssicheren Ablage von Dokumenten aller Art, auf der anderen Seite aber auch ein entscheidender Faktor für die Optimierung des Workflows in den Abteilungen. Es bietet z. B. die Abbildung elektronischer Postkörbe, eine Ad-hoc-Bearbeitung oder unterschiedlich definierbare Bearbeitungsmöglichkeiten für einzelne Gruppen und sorgt für eine rasche Weiterleitung der Dokumente in die spezifischen Abteilungen.

Um die täglich in Ihrem Unternehmen eintreffende Post wie Rechnungen, Aufträge etc. schneller zu bearbeiten, bietet DOCUMENTS4WORK Lösungen für die Massenbelegerfassung und Klassifizierung.
Mit den Capturing Tools werden Dokumente unterschiedlichster Größe und in großen Mengen mit Scannern beliebiger Leistungsfähigkeit automatisch erfasst, mithilfe der Barcode- und OCR-Erkennung erkannt, in einzelne Dokumente aufgeteilt, indexiert und an der richtigen Stelle im Archiv abgelegt. Zusätzlich können auch unstruktierte Dokumente gelesen, validiert und klassifiziert werden. Ebenfalls können Workflows gestartet werden, wobei erfasste und indexierte Dokumente in die Workflowakte übernommen werden – so lassen sich hochkomfortable Posteingangslösungen realisieren.

Gleichzeitig erfüllt DOCUMENTS4WORK die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften für die kaufmännische Belegarchivierung.

ACCOUNTING4WORK DF – Druckkosten-Abrechnungssystem

Die Software ACCOUNTING4WORK DF versetzt Unternehmen in die komfortable Lage, alle Druckaktivitäten in ihrem Netzwerk konsequent überwachen und effizient steuern zu können. Die Erfassung jedes Druckauftrages ermöglicht dabei auch eine Analyse der einzelnen Jobs. Der eigentliche Inhalt der ausgegebenen Dokumente wird hier nicht festgehalten, sondern nur die relevanten Informationen wie Auftraggeber, Zeit, Ausgabesystem und Anzahl der Ausdrucke. Auf Basis der gesammelten Daten lassen sich ganz einfach detaillierte Berichte erstellen und die Nutzung erweiterter Druckmonitore macht es möglich, jede im Netzwerk gedruckte Seite zu erfassen. Das Produkt ACCOUNTING4WORK DF ist nicht nur äußerst flexibel durch eine offene Systemarchitektur, sondern überzeugt auch durch Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit. Die optimale Lösung, um die Druckerlandschaft effektiv zu überwachen.

Features:

• Individuelle Druckerkonfiguration
• Integrierter Reportgenerator für schnelle Analysen
• Über 30 vorgefertigte Standardberichte für den detaillierten Überblick

Vorteile:
• Druckkostentransparenz
• Besseres Projektmanagement und vereinfachte Projektabrechnung
• Kostenreduzierung durch Systemmanagement

ACCOUNTING4WORK WP – Zählerstanderfassung einfach gelöst

ACCOUNTING4WORK WP ist ein ebenso intelligentes wie unkompliziertes Erfassungssystem für die Zählerstände aller Druck-, Kopier- und Multifunktionssysteme, die über das Netzwerk zu erreichen sind. Dabei passt diese einfache und problemlos zu integrierende Lösung für die vollautomatisierte Abrechnung der Zählerstände in eine nur 15 x 15 x 2 cm kleine Box, die über ein vollständig passiv gekühltes Gehäuse verfügt. Über eine Ethernet-Schnittstelle lässt sich das System schnell in das Kundennetzwerk einbinden und die komplette Steuerung und Administration kann über einen Web-Browser wie z. B. Internet-Explorer erfolgen. Durch die automatische Systemerkennung ist auch die erstmalige Installation innerhalb kürzester Zeit erledigt. Mit Hilfe der extrem flexiblen Abfragemethoden ermittelt und erfasst das System die Daten sämtlicher verfügbarer Ausgabesysteme – ohne dabei in die Druckdatenströme einzugreifen. Sind Farb- und Kopiersysteme mit entsprechenden Voraussetzungen im Einsatz, werden Farbseiten und Scans getrennt ausgelesen und gespeichert. Diese genaue und kontinuierliche Erfassung der Zählerstände verschafft Ihnen einen lückenlosen Überblick im Bereich Seitenvolumen!